中間管理職必見!部下との信頼関係を作る3ステップ

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こんな経験はありませんか?

「部下とのコミュニケーションが上手く取れない」

「部下が期待通りの行動をしてくれない」

中間管理職やリーダー職に就いた方が一番初めにぶち当たる壁でしょう。

この理由は信頼関係が構築できていないからに他なりません。

私も前職では50名以上のスタッフがいるお店の店長職を、現職でも教育担当やリーダー職として複数の社員教育を経験しましたが、何度も何度も悩みました。その度に10冊以上の部下とのコミュニケーション関連のHow to本を読んで勉強しました。

そこで今回は、原因自分論で考えた部下との信頼関係を作る3ステップをご紹介します。

ステップ① 信頼関係構築の土台造り

まずは、信頼関係構築のための土台(自らの意識、心掛け)を造りましょう。そのポイントは下記の3点です。

利己主義に陥らない

「お前のミスで俺の昇進が遅れたらどう責任取るつもりだ!」こんな上司にはついていきませんよね。私も新卒の頃に超利己的な上司がいました。反面教師で絶対にあんな風にはならないと新卒ながらにメモをしたことを覚えています。上司が利己主義な態度を取っていると、部下との信頼関係は築けません。利他主義とまでは言いませんが、成果はチームのもの、失敗は自らのせいであることを自覚し、チームの成果を全員で喜ぶことを意識しましょう。

公私のけじめをつける

「よく飲みに付き合ってくれる部下は高評価にしよう。」こんな評価の仕方ではモチベーションが上がりません。また、公私混同はコンプライアンス上のトラブルへの発展にも繋がります。仕事場では公私の区別をつけ、公平な態度、立ち居振る舞いを心掛けて安心感を与えることが大切です。

注意する時こそ冷静に

人前でわざわざ大きな声で注意する上司。こんな上司もよくいると思います。人間、誰にだってミスはあります。しかし、注意する時こそ感情的にならず冷静に対応することが必要です。

その時は前触れなく急に訪れます。その時に備えて、下記の点を意識しておきましょう。

ミスの原因は何か?(本当に100%部下のせい?)

注意するのはなぜか?(目的を明確に)

自尊心を傷つけないように(性格や家庭環境、学歴などは関係ない)

人前で注意しない(わざわざ恥をかかせることにメリットなし)

ステップ② 部下との適切なコミュニケーション

次に部下との適切なコミュニケーションです。適切な指示がない、指示が伝わらない、報連相がしにくい関係では、信頼関係は築けません。適切なコミュニケーションのためのポイントは下記の3点です。

部下に指示するポイント

部下へ業務を指示する場合は、下記の注意点を心掛けましょう。

・指示は簡潔明瞭に

 一つ指示するときにだらだらと話したり、簡潔過ぎて伝わらない場合があります。簡潔かつ明瞭に指示することを意識しましょう。

・復唱などにより指示内容を確認

 指示したときに、人によっては分かっていなくても質問できないケースがあります。きっちりと理解しているか復唱などにより確認をしましょう。

・指示した側もメモを取る

 指示した時には自らもメモを取り、いつまでに実施が必要か共通のタスクとし、適宜進捗確認の声掛けをしましょう。声掛けにより悩んでいて困っている社員の相談にも乗ることができます。

部下の報連相には傾聴の姿勢

中間管理職は、上司からの多くの指示や会社の数値目標達成のための施策、トラブル対応まで数多くの仕事があります。そんな中でも部下からの報連相には必ず手を止めて傾聴の姿勢で聞くようにしましょう。忙しいときに話しかけられるとつい後回しにしてほしいという気持ちになりますが、部下からの相談を最優先に聞いてあげる姿勢を取ることで相談しやすい環境をアピールでき信頼向上に結び付きます。

トラブル報告は最優先で自ら取りに行く

トラブルやミスの報告は上司に言いにくい部下もいます。報告を待つのではなく、最優先で報告を取りに行きましょう。こうすることで被害を最小限に留めるだけでなく、会社や上司にとって優先度や緊急度の高い事項であることが理解させることができ、同じトラブルを起こさせないようにする意識やミスへの感度が高くなる効果も得られます。

ステップ③ チーム全体と自らを適切に評価する

最後は、チーム全体と自らを適切に評価することです。そのポイントはコチラ。

目標を明確しチームのベクトルを調整する

まずはチームの目標を明確にします。また設定した目標は全員が常に認識できるように見える化することが重要です。そうすることで初期段階では同じ方向を向いて走り出すことができます。しかし、時間の経過とともに脱線する人が出てくる可能性があるので、適宜全体を見渡して全員のベクトルを合わせていく調整力が重要となります。

適切な評価をする

人は認められたいという承認欲求を持っているものです。評価基準を設け、その基準を部下にも共有し、その達成度合いによって確実かつ適切な評価をすることが重要です。そうすることで評価をされる部下は更なる高みを目指すようになります。逆に、明らかに評価されるべきではない人を誤って評価すると日々努力していたモチベーションの高い部下だけでなく、その部下を尊敬している部下までやる気を削ぐこととなります。

つまり、適切な評価をするためには、適切な評価が出来るよう部下全員を細部までしっかりと見てあげることが重要となるのです。常に公平な目で社員を真っすぐに見ることを意識しましょう。

PM理論で分析、常に最適なリーダーであり続ける

自らも常に最適なリーダーであり続けるように努力しましょう。リーダーシップの分析の方法としては、PM理論があります。PM理論とはP機能(Performance function「目標達成機能」)とM機能(Maintenance function「集団維持機能」)の2つの機能からリーダーを4つに分類するものです。

簡単に言えば、P機能は目標達成の成果を出す業務遂行能力が高いか低いか、M機能は集団をまとめながら部下を育成する能力が高いか低いかというもので、どちらもリーダーシップ行動には必須の能力となります。4つの分類は以下の通りです。

  • PM型:業務遂行能力が高く、集団をまとめる能力も高い(理想的リーダー)
  • Pm型:業務遂行能力は高いが、集団をまとめる能力は低い(成果は上がる、人望がない)
  • pM型:業務遂行能力は低いが、集団をまとめる能力は高い(親分肌、成果は期待薄)
  • pm型:業務遂行能力が低く、集団をまとめる能力も低い(リーダー失格)

当然、PM型が最適なリーダーであることを指します。

自己評価や他者評価によりPM型ではない場合は、PM型に近づけるように積極的に行動し常に最適なリーダーシップを取り続けるようにすることが重要です。

終わりに

今回は、部下との信頼関係を作る3ステップをご紹介しました。今は少子高齢化。年功序列も崩壊しつつあります。新卒社員などの若手社員は数少ない真の金の卵といえます。その若手社員が気持ちよく、また向上心を持って仕事できるようにすることは、これからの企業が生きていく上で非常に重要なポイントです。

常に原因自分論で自らが改善改革の気持ちを持ち、昨日より今日、今日より明日、少しでも成長できるように前向きに取り組んでいきましょう。

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