マンションの理事会

マンション管理
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今日は理事会について説明します。

理事会

共用部分の管理は管理組合にて行いますが、全ての決め事を毎回管理組合の総会で決定していては物事が進みませんし、スピーディーな対応ができませんので、執行役員として理事と監事を選任しています。その理事、監事で構成した組織を「理事会」といいます。

理事会の役職

理事にはさらに細かく役職があり、主な役職としては、代表者である理事長、理事長の代理権を有する副理事町、会計業務を扱う会計担当理事などがあります。さらにマンション毎の必要に応じて書記担当理事や駐輪場担当理事、消防担当理事などの選任も可能です。理事長やその他の○○理事などを総称して理事となります。対して監事の主な役割は2点で業務監査と会計監査となります。

  • 理事長   :管理組合の代表者、総会や理事会の議長、招集者。様々な義務や権利がある
  • 副理事長  :理事長の代理権を有し、理事長に事故があった場合は副理事長が代理する。
  • 会計担当理事:管理費等の収納、保管、支出等の会計業務を行う。
  • 監事    :業務執行や財産状況の監査を行う。年1回の通常総会で監査報告を行う。

理事会の成立要件と議事

理事会の会議は理事の半数以上が出席しなければ成立しません。理事とは先ほど説明の通り、理事長や副理事長○○理事といった理事が名称に入る役職の全員となり、監事は含まれませんので注意が必要です。また、その議事は出席理事の過半数で決すると定めています。よって、監事は理事会の成立要件にも決議事項の議決権も有していないというわけです。では参加は不要では?いえいえ。監事には理事会の業務が適正に行われているか業務監査をする必要があります。仮に理事会が成立していないにもかかわらず理事長の単独で一つの議事を理事会の承認があったものとして進めるなどがないように理事会に参加してチェックする必要があります。

会議の成立には理事の半数以上の出席が必要

その議事は出席理事の過半数の賛成が必要

理事会の主な業務内容と議決事項

では、実際に理事会の業務を確認しましょう。まずは、数か月に1度理事会を開催し様々なマンション内でのトラブルや検討事項を話し合います。主な内容は、総会で承認された又は付託された事項の履行やその他各種マナー違反に関する注意啓蒙活動、総会で検討する事項の事前準備や素案の検討などが挙げられます。また、標準管理規約では以下の通り明記されていますので確認しておきましょう。

一 収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
二 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案
三 長期修繕計画の作成又は変更に関する案
四 その他の総会提出議案
五 第17条、第21条及び第22条に定める承認又は不承認
六 第58条第3項に定める承認又は不承認
七 第60条第4項に定める未納の管理費等及び使用料の請求に関する訴訟その他法的措置の追行
八 第67条に定める勧告又は指示等
九 総会から付託された事項
十 災害等により総会の開催が困難である場合における応急的な修繕工事の実施等

総会にて賛否を図る前に素案を検討したり、総会で決まった項目を確実に実施したり、そのほか日常生活でのマナー違反があれば周知する方法や問題点への改善策を検討したりと様々な業務があるのです。

理事会役員の任期

理事会の業務は多岐に渡ります。本業を持ちながらではなかなか大変であるため、管理会社と委託契約を締結し多くの業務や提案、素案作成を委託しています。それでも会議の出席や検討の時間などに時間的拘束がありますので、多くのマンションでは公平に順番に役員を選任するため、輪番制が導入されていることがおおいです。また、役員の任期は1~2年程度が一般的です。全員の退任時期が同じ場合は、業務の引継ぎ漏れが発生する可能性があるため、1年任期のマンションでは一部役員を留任させること、2年任期のマンションでは半数が退任、半数が留任とする半数改選を取り入れることで引継ぎ漏れを防ぐ効果がありますので未導入のマンションは是非検討しましょう。

理事会についての説明は以上です。多くの方が初めて引き受けるときは「知識もないのでできません」と尻込みしてしまう方が多いですが、マンションの管理組合運営は管理会社の人間などでなければほとんど知識のないことが当然ですので、特にご心配はありません。また、最も重要なことは理事会にて出席して一住民として感じたことや考えを述べて、同じ住民間でマンションを良くするために話し合いをすることです。一度役員を引き受けると管理組合の全体の流れや運営の実態が把握できますし、マンション内のコミュニティ形成にも役立つ機会となります。専門的な情報や知識は管理会社がサポートしてくれますので、安心して積極的にご参加ください。

引き続き、こちらのブログでは管理組合運営やトラブル事例などマンション管理のプロとして情報発信していきますので、少しでも皆さんが安心してマンションで生活できれば幸いです。

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