オンライン理事会のメリット、デメリットと規約上の取り扱い

マンションライフ
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新型コロナが全世界に猛威を振るい1年以上が経過していますが、

再び一部の都府県で緊急事態宣言の再要請がされ一向に終息の兆しが見えません。

そんな中でもマンション内でのトラブルは発生しますし不具合も発生しますので、

理事会を開催せざるを得ない管理組合も多いでしょう。

そこで今回は、オンライン理事会を検討するにあたり注意点を含めご紹介したいと思います。

オンライン理事会とは?

オンライン理事会(WEB理事会)とは、

理事会役員が会場に集まって会議をするこれまでの理事会方法ではなく、

ZOOMやSkypeなどのオンラインで自宅にいながら理事会の成立や決議を認める方法となります。

テレワークやオンライン飲み会などで利用された方もおられると思いますが、

それと同じ環境下で理事会を行うというものです。

オンライン理事会のメリット

オンライン理事会のメリットとしては下記の3点です。

①開催場所が不要

会場を借りる必要がなく、自宅で参加が可能。

時間も会場の利用可能時間に関係なく役員の参加しやすい時間に開催できる。

②ペーパーレス化(コスト削減、地球環境への配慮)

画面の共有機能を利用することによりペーパーレス化が可能。

③役員の成り手不足解消

役員は多くのマンションで居住区分所有者から選任されていますが、

オンライン理事会が標準となれば外部所有者であっても役員の就任が可能となり、

成り手不足の解消に繋がる可能性が期待できる。

オンライン理事会のデメリット

オンライン理事会のデメリットとしては下記の2点です。

①パソコンやスマートフォンの端末、ネット環境が必要

パソコンやスマートフォンの端末やネット環境がなければ参加できず、

これにより役員辞退の原因になりうる。

②ネット環境による会議の停滞

ネット環境が悪ければ音や画像が途切れ、

話し合いがスムーズにできなくなる可能性がある。

オンライン理事会開催は規約改正が必要か?

このご時世、可能であればオンライン理事会の方が良い

と考えられる方が増加することは間違いないでしょう。

では、オンライン理事会を開催する場合、

現状の管理規約でも行うことができるでしょうか。

結論としては、規約改正が望ましいといえます。

理事会の成立要件は理事の半数以上の出席が求められますが、

オンラインでの参加は定義付けがされていませんので、

理事会不成立となりえます。

ただし、コロナ禍で致し方ない場合もあると思います。

これに関して、(公財)マンション管理センターにて

公開された新型コロナウイルス感染症に関するQ&Aでは、

以下の見解が述べられています。

(公財)マンション管理センターにて公開された新型コロナウイルス感染症に関するQ&A

Q. 当管理組合の管理規約では、IT を活用した理事会開催を認める規定がありませんが、現下の状況では参集して理事会を開催することが困難であることから、IT を活用した理事会の開催を検討しています。事態収束後には総会を開催し、管理規約に当該規定を設けることについて追認を得ようと考えていますが、そのような方法が可能でしょうか。
A. 一般的には、理事会の運営等については、管理規約の定めによるほか、別に細則を定めることができることとされており(標準管理規約第 70 条)、あらかじめ管理規約や細則で定めることにより、理事会について WEB 会議システムや電子メール等を用いて開催することは可能です。
しかしながら、管理規約や細則に理事会の運営等に係る特段の定めがない場合であっても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、新型コロナウイルス感染症への対応が求められる当面の間においてやむを得ず管理規約に規定されていない手法による対応が求められる際には、区分所有者からの理解や了承が得られれば、そのような対応がなされても不適切ではないと考えられます。
いずれにしても、WEB 会議システムや電子メール等を用いた理事会を開催する場合、これらを用いることができない理事に対して理事会の議事について質問の機会の確保、書面等による意見の提出や議決権行使を認めるなどの配慮や、通常の理事会と同様、管理規約や細則に則り理事会議事録を作成することが必要となる点などについてご留意ください。

よって、本来は規約改正が必要ですが、

下記の2点をクリアできれば規約になくても

不適切とは言えないということです。

・新型コロナウイルス感染を予防するためのやむを得ない場合で他の区分所有者の理解が得られる場合

・オンライン理事会に参加できない理事に対して、理事会の議事について質問の機会を与えたり書面による議決権行使を認めるなどの配慮と通常の理事会同様の議事録の作成

規約改正のポイント

今後も新型コロナウイルスの終息には時間がかかりそうです。

そこで今後オンライン理事会が必要となった場合に備え

管理規約の改正箇所のポイントを押さえておきましょう。

標準管理規約51条から理事会に関する項目が定められています。

この中に加えなければならないポイントは下記のとおりです。

①理事会の会議体、定義の明確化

リアル理事会:理事・監事本人が理事会会場の場に出席して決議する。

リアル+オンライン併用型理事会:一部役員はインターネット等の電磁的方法で決議

オンライン理事会:全員がインターネット等の電磁的方法で決議

②電磁的方法で参加する場合の手段の明確化

③招集方法に電磁的方法による通知を追加

④通信障害が発生した場合の取り扱いの明確化

終わりに

今回は、オンライン理事会のことをまとめてみました。

東京、大阪、兵庫、京都では4月25日から3回目となる緊急事態宣言が発令となります。

これにより公民館や自治会館なども閉鎖になることが考えられます。

理事会を会館などを借りて開催されている場合は、

オンライン理事会に切り替えても良いでしょう。

利用を検討する際は、

利用不可の方が気後れすることのないよう配慮することや

欠席者の意見を確認する手段をしっかりと決めていくように注意しましょう。

また、不要不急の議題しかなければ延期するという選択肢も一つです。

感染リスクの軽減とマンションの健全運営と両方の観点で

理事会運営をしていくことが大切です。

皆さんの快適なマンションライフの一助になれば幸いです。

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